Rechte und Pflichten eines WEG-Verwalters

WEG-Verwaltung ist eine verantwortungsvolle Tätigkeit. Dem Verwalter obliegt die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums der Wohnungseigentümergemeinschaft. Bereits der Blick ins Wohnungseigentumsgesetz (WEG) zeigt, dass die Anforderungen an einen WEG-Verwalter erheblich sind und im Hinblick auf die in § 27 WEG bezeichneten Aufgaben und Befugnisse eine Vielzahl von Rechten und Pflichten begründen. Als Wohnungseigentümer sollten Sie Details kennen. Sind oder sollen Sie als Immobilienverwalter bestellt werden, ist die Kenntnis Ihrer Aufgaben unabdingbar. Naturgemäß sind die Aufgaben umfangreicher als die Rechte. Die Aufgaben bestehen meist unabhängig davon, ob der Verwalter gewerblich tätig ist oder als Wohnungseigentümer selbst die Verwaltung übernimmt.

Wer kann Verwalter werden?

Immobilienverwalter kann an sich jeder werden. Auch als Wohnungseigentümer können Sie die Aufgabe übernehmen. In kleinen Wohnungseigentümergemeinschaften ist es allein schon eine Kostenfrage, wenn sich ein Wohnungseigentümer zur WEG-Verwaltung bereit erklärt. Die Bestellung des Verwalters erfolgt meist bereits in der Teilungserklärung oder in der Gemeinschaftsordnung und darf anfangs auf höchstens drei Jahre vorgenommen werden. Die Wiederwahl ist jederzeit zulässig und erfolgt durch Mehrheitsbeschluss der Wohnungseigentümer. Eine erneute Bestellung ist jeweils auf fünf Jahre befristet. Die Verwaltersuche kann mitunter aber auch eine diffizile Aufgabe sein. Gewerbliche Verwalter sind ab 01.08.2018 verpflichtet, sich regelmäßig fortzubilden und innerhalb eines Zeitraumes von drei Jahren 20 Stunden Weiterbildung nachzuweisen. Zudem müssen Verwalter künftig eine Berufshaftpflichtversicherung unterhalten. Sie sind verpflichtet, einen potentiellen Auftraggeber bereits bei der Kontaktaufnahme in Textform über ihre berufliche Qualifikation zu informieren.

WEG-Verwalter ist einerseits Organ, andererseits Beauftragter

Die Bestellung des Verwalters durch die Wohnungseigentümerversammlung erfolgt durch Mehrheitsbeschluss. Details regelt der Verwaltervertrag. Jeder Eigentümer kann verlangen, dass im Hinblick auf eine ordnungsgemäße Verwaltung des Gemeinschaftseigentums eine Verwalterbestellung (§ 21 Abs. III, IV) erfolgt. Notfalls kann er diesen Anspruch gerichtlich einklagen. Die Bestellung führt dazu, dass der Immobilienverwalter als Organ der Eigentümergemeinschaft auftreten und die Eigentümergemeinschaft damit außergerichtlich und gerichtlich als deren gesetzlicher Vertreter vertreten kann.

Mitunter wird dem Immobilienverwalter ein Verwaltungsbeirat zur Seite gestellt. Von der Bestellung als Organ ist der Verwaltervertrag zu trennen. Im Verwaltervertrag werden die Aufgaben des Verwalters formuliert.

Welche Pflichten haben Immobilienverwalter?

• 27 WEG regelt die Aufgaben und Befugnisse des Verwalters.
• Ausführung von Beschlüssen: Der WEG-Verwalter ist verpflichtet, die Beschlüsse der Eigentümerversammlung durchzuführen.
• Hausordnung: Der Immobilienverwalter hat für die Durchführung der Ordnung zu sorgen (z.B. Verbot der Hundehaltung).
• Instandhaltung und Instandsetzung: Es gehört zu den Aufgaben des Verwalters alle Maßnahmen zu treffen, die für die ordnungsgemäße Instandhaltung und Instandsetzung des Gemeinschaftseigentums erforderlich sind.
• Notfallentscheidung: In Eil- und Notfällen hat der Verwalter die zur Erhaltung des Gemeinschaftseigentums erforderlichen Maßnahmen zu treffen (Dachdecker zur Beseitigung eines Sturmschadens beauftragen). Diese Pflicht ist zugleich ein entsprechendes Recht.
• Wohngeldanforderung: Der Verwalter fordert die Lasten- und Kostenbeiträge an (Wohngelder), nimmt sie in Empfang und führt sie an die empfangsberechtigte Stelle ab.
• Zahlungsverkehr: Der Verwalter bewirkt alle Zahlungen und Leistungen im Zusammenhang mit der Verwaltung des Gemeinschaftseigentums und ist berechtigt, betreffende Zahlungen und Leistungen an die Gemeinschaft entgegenzunehmen. Er stellt eine Jahresabrechnung auf.
• Treuhandpflicht: Zu den Aufgaben des Verwalters gehört es auch, eingenommene Gelder treuhänderisch zu verwalten und auf einem Gemeinschaftsskonto zu verwahren.
• Informationspflicht: Wird die Gemeinschaft verklagt, muss er den Wohnungseigentümern unverzüglich Nachricht darüber geben.
• Wirtschaftsplan: Der Verwalter hat als Maßnahme ordnungsgemäßer Verwaltung eine belastbare Planung aufzustellen (§ 28).
• Versammlungsleitung: In der Eigentümerversammlung fertigt der Verwalter eine Niederschrift der Zusammenkunft an, stellt das Beschlussergebnis fest und verkündet Beschlüsse (§ 26 Abs. VI).
• Beschlusssammlung: Es ist Aufgabe des Verwalters eine Beschlusssammlung zu führen und alle von der Wohnungseigentümergemeinschaft gefassten Beschlüsse zu archivieren (§ 28 Abs. IV WEG).
• Aufbewahrungspflichten: Der Verwalter hat alle Unterlagen der Wohnungseigentümer aufzubewahren, insbesondere Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, Inventar, Kontounterlagen Buchungsbelege zehn Jahre lang aufzubewahren (§ 147 AO). Schriftverkehr ist sechs Jahre aufzubewahren.

Weitere Pflichten des WEG-Verwalters

Die Rechtsprechung hat die Aufgaben des Verwalters in einer Vielzahl von Entscheidungen konkretisiert.

Verfügungen über die Rücklage: Wird der Verwalter von der Eigentümergemeinschaft ermächtigt, über die Instandhaltungsrücklage zu verfügen, müssen die Modalitäten geregelt sein. Dazu gehört, dass der Umfang der Ausführungen der Arbeiten feststeht, eine Kostenobergrenze für die zu vergebenden Aufträge erteilt wird und eine gewisse Restliquidität erhalten bleibt.

Bestehen Liquiditätsengpässe, darf der Verwalter zur Deckung laufender Kosten auf die Rücklage zugreifen. Allerdings  nur, wenn der Liquiditätsengpass kurzfristig ist und der Zwischenfinanzierung dient. Der Verwalter übernimmt alles, eventuell auch noch ausstehende Zahlungen beizutreiben und das Instandhaltungskonto wieder aufzufüllen.

Abgabe der Vermögensauskunft: Erweist sich die Wohnungseigentümergemeinschaft als zahlungsunfähig, ist der Verwalter verpflichtet, auf Antrag eines Gläubigers gegenüber dem Gerichtsvollzieher als Organ und damit als gesetzlicher Vertreter der Gemeinschaft die Vermögensauskunft (früher: eidesstattliche Versicherung, Offenbarungseid) abzugeben (BGH I ZB 61/10). Auch wenn die Abgabe für den Verwalter unangenehm ist, betrifft sie nicht seine Person als solche, sondern die Wohnungseigentümergemeinschaft, für die er als Organ handelt. Weigert er sich, kann das Gericht auf Gläubigerantrag einen Haftbefehl erlassen und den Verwalter zur Abgabe zwingen.

Zustimmung zum Wohnungsverkauf: Will ein Wohnungseigentümer seine Immobilie verkaufen, benötigt er im Regelfall die Zustimmung des Verwalters. Details regelt meist die Urkunde, die der Teilung zugrunde liegt. Der Verwalter darf die Zustimmung nur aus wichtigem Grunde verweigern (§ 12 Abs. II).

Als wichtiger Grund, der einem Verkauf entgegenstehen kann, ist die fehlende Bonität des Erwerbers. Die Wohnungseigentümergemeinschaft hat ein Interesse daran, dass ein Erwerber den Kauf finanzieren und die Immobilie unterhalten kann. Erweist sich ein Erwerber als zahlungsunfähig, fällt der Liquiditätsverlust auch auf die Gemeinschaft zurück. Der Anspruch, über die Person des Erwerbers Auskunft zu erteilen, betrifft aber nur die Person des Veräußerers. Die Übergabe einer Schufa-Auskunft genügt nicht (LG Köln 29 T 96/14).

Welche Rechte haben WEG-Verwalter?

Die Aufgaben eines Verwalters stehen meist im unmittelbaren Zusammenhang mit seinen Pflichten oder ergeben sich aus dem Verwaltervertrag.

Handeln als Organ und gesetzlicher Vertreter: Ist der Verwalter als Organ der Wohnungseigentümergemeinschaft bestellt, kann und muss er die Wohnungseigentümergemeinschaft außergerichtlich und gerichtlich als deren gesetzlicher Vertreter vertreten. Er ist berechtigt, im Namen aller Wohnungseigentümer Zustellungen, Schriftstücke und Willenserklärungen entgegenzunehmen und alles zu tun, um Fristen zu wahren oder Rechtsnachteile abzuwenden. In Notfällen kann er auch ohne Beschluss tätig werden. Es empfiehlt sich, dass der Immobilienverwalter sich regelmäßig fortbildet und in einem Berufsverband (z.B. DDIV) organisiert ist.

Vorsitz in der Eigentümerversammlung: In Wohnungseigentümerversammlungen führt der Verwalter den Vorsitz, soweit die Versammlung nichts anderes beschließt (§ 24 Abs. V).

Recht auf Entlastung: Hat ein Verwalter im abgelaufenen Wirtschaftsjahr ordnungsgemäß gearbeitet, hat er das Recht, von der Gemeinschaft entlastet zu werden. Das bedeutet, dass der Verwalter seine Aufgaben ordnungsgemäß erfüllt hat. Die Entlastung muss in einer Eigentümerversammlung formell durch Mehrheitsbeschluss beschlossen werden. Selbst stimmberechtigt ist der Verwalter aber nicht, auch dann nicht, wenn er als Bevollmächtigter eines anderen Wohnungseigentümers auftritt. Verweigert ihm die Versammlung den Beschluss, kann der Verwalter Feststellungsklage erheben und feststellen lassen, dass seine Arbeit nicht zu beanstanden ist. Wird der Verwalter entlastet, kann die Wohnungseigentümergemeinschaft keine Ansprüche wegen einer nicht ordnungsgemäßen Verwaltung mehr gegen ihn geltend machen. Die Entlastung erfolgt meist im Zusammenhang mit der Genehmigung der Jahresabrechnung für das abgelaufene Wirtschaftsjahr.

Abberufung nur aus wichtigem Grund: Im Verwaltervertrag kann vereinbart werden, dass der Verwalter nur aus wichtigem Grund abberufen werden darf. Wichtige Gründe sind beispielsweise, wenn der Verwalter die Beschlusssammlung nicht ordnungsgemäß führt, vereinnahmte Gelder veruntreut oder die ihm obliegende Abrechnung nach Ablauf eines Kalenderjahres über Maßen verzögert. Ohne wichtigen Grund kann der Verwaltervertrag nicht fristgerecht ordentlich gekündigt werden.

Recht zur Anfechtungsklage: Auch der Verwalter kann die Anfechtungsklage erheben, wenn ein Beschluss der Eigentümerversammlung ihn in beeinträchtigt. Typischer Fall ist, dass der Verwalter den Beschluss zu seiner Abberufung nicht anerkennen will und ihn anficht.

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