Über jede Wohnungseigentümerversammlung ist eine Niederschrift, das Eigentümerversammlungsprotokoll, anzufertigen. § 24 Abs. VI WEG führt dazu aus, dass die in einer Wohnungseigentümerversammlung gefassten Beschlüsse in eine Niederschrift aufzunehmen sind. Diese Niederschrift ist vom Vorsitzenden und einem Wohnungseigentümer zu unterschreiben. Ist ein Verwaltungsbeirat bestellt, unterschreibt auch dessen Vorsitzender. Jeder Wohnungseigentümer ist berechtigt, die Niederschrift einzusehen.
Soweit in der Gemeinschaftsordnung nichts anderes vereinbart ist, genügt ein Ergebnisprotokoll, so dass der Verlauf und die einzelnen Wortbeiträge nicht in das Protokoll aufgenommen werden brauchen. Zur Anfertigung der Niederschrift ist regelmäßig der Vorsitzende der Wohnungseigentümerversammlung berufen, es sei denn, die Wohnungseigentümer beauftragen durch Mehrheitsbeschluss eine andere Person.
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Zweck des Eigentümerversammlungsprotokolls
Zweck der Niederschrift ist, auch im Nachhinein nachzuvollziehen, wie Beschlüsse zustande gekommen sind und welchen konkreten Inhalt sie haben. Sie hat Beweischarakter. Fällt eine Abstimmung knapp oder streitig aus, sollten einzelne Wohnungseigentümer namentlich nebst dem Stimmverhalten festgehalten werden. Die Niederschrift ist in angemessener Frist vor Ablauf der Anfechtungsfrist, in der Beschlüsse mit Monatsfrist angefochten werden können, spätestens jedoch eine Woche vor deren Ablauf, den Wohnungseigentümer vorzulegen.
Jeder Eigentümer hat das Recht, die Niederschrift einzusehen. Er kann sein Einsichtsrecht auf andere Personen, wie Kaufinteressenten oder Mieter, übertragen. Fertigt der Verwalter Kopien der Niederschrift an, hat derjenige, der Einsicht verlangt, die Kosten zu erstatten.
Wird das Eigentümerversammlungsprotokoll unvollständig oder fehlerhaft niedergeschrieben, so kann jeder Wohnungseigentümer Berichtigung verlangen und den Anspruch notfalls gerichtlich durchsetzen. Sprachlich unerhebliche Details sind tolerabel.
§ 24 Abs. VII WEG verpflichtet den Verwalter, eine Beschlusssammlung zu führen. Sie dient der Information und Übersicht über die in den Wohnungseigentümerversammlungen gefassten Beschlüsse. Insbesondere Rechtsnachfolger der Wohnungseigentümer oder Kaufinteressenten können sich vorab über die Gegebenheiten in der Wohnungseigentümergemeinschaft informieren. Die Beschlüsse sind fortlaufend einzutragen und zu nummerieren.
Missachtet der Verwalter nachhaltig seine Verpflichtung zur Führung einer Beschlusssammlung, begründet er einen wichtigen Grund für seine Abberufung (§ 26 WEG).
