So überprüfen Mieter ihre Nebenkostenabrechnung

Mietnebenkosten – das ist das vielleicht emotionsgeladenste Wort zwischen Mieter und Vermieter. Denn viele Abrechnungen sind umstritten und ein großer Teil sogar fehlerhaft. Der einfache Grund: Es gibt allgemein eine große Unsicherheit auf beiden Seiten, welche Betriebskosten in welcher Form umlegbar sind. Immer wieder halten sich hartnäckig unzutreffende Gerüchte, sodass es trotz klarer rechtlicher Regeln zu falschen Abrechnungen oder Irrglauben kommt. Allerdings ist es relativ einfach, Fehler zu erkennen.

Der gute Tipp: Beraten lassen!

Sowohl Mieter als auch Vermieter können sich beraten lassen. Es muss nicht der spezialisierte Anwalt sein, ebenso ist keine Mitgliedschaft in einer Mieter- oder Vermietervereinigung erforderlich. Verbraucherverbände oder spezialisierte Experten prüfen gegen eine geringe Gebühr die Nebenkostenabrechung auf Fehler. Doch auch eine kleine Checkliste hilft dabei, die gröbsten Fehler zu erkennen.

Zuerst prüfen: Ist die Nebenkostenabrechnung fristgerecht erstellt?

Die Abrechnung durch den Vermieter muss für den jeweiligen Abrechnungszeitraum spätestens nach zwölf Monaten vorliegen. Der Abrechnungszeitraum ist nicht an das Kalenderjahr gebunden, jedoch nutzen die meisten Vermieter diese Spanne. Das heißt: Mieter sollten zunächst prüfen, ob sie die Abrechnung pünktlich erhalten haben. Denn ist diese verspätet, sind Nachzahlungen nichtig. Ergibt sich ein Guthaben, ist dieses dann ggf. sogar zu verzinsen.

Posten checken: Nur was im Mietvertrag steht, darf der Vermieter abrechnen!

Als nächstes sollten Mieter prüfen, welche Positionen die Abrechnung enthält. Denn die wichtigste Regel lautet: Der Vermieter muss alle abzurechnenden Kosten im Mietvertrag auflisten. Sind einzelne Kosten dort nicht aufgeführt, darf er diese auch nicht abrechnen.

Rechtlich erlaubt: Nur diese Betriebskosten sind umlegbar

Doch, nur weil etwas im Mietvertrag steht, muss es nicht rechtlich korrekt sein. Denn der Vermieter darf nicht alle Kosten aufführen. In § 556 des BGB heißt es:

„Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder das Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.“

Somit sind nur die Ausgaben auf den Mieter umlegbar, die regelmäßig entstehen und für die Vermietung erforderlich sind. Da es hier immer wieder zu Streit kommt, sollen die folgenden Beispiele verdeutlichen, was der Vermieter abrechnen darf:

• regelmäßige Wartungsarbeiten, nicht aber Reparaturkosten;
• Wasserversorgung und für Abwasser, nicht aber neue Rohre;
• Betrieb der Heizungsanlage inklusive des Brennmaterials;
• Müllentsorgung, nicht aber Kosten für den Bau von Mülltonnenunterständen;
• Kosten für Straßenreinigung, Winterdienst, Hausreinigung;
• Strom im Gemeinschaftsbereich, nicht aber für Neuanschaffungen von Lampen;
• Kosten für Gartenpflege;
• Kosten für Hausmeister, nicht jedoch zusätzlich für dessen einzelne Arbeiten;
• Gebühren für vermietete TV-/DSL-Anschlüsse, nicht aber für das Bereitstellen von Leitungen oder Empfangsgeräten;
• Kosten für den Betrieb von Aufzügen, nicht aber für dessen Reparaturen;
• Grundsteuer und Gebäudeversicherungen, nicht aber Kosten für Mietausfallversicherungen oder Bankgebühren.

Anders ausgedrückt: Alle Kosten, die dem Vermieter einmalig entstehen, sind nicht regelmäßig und von ihm selbst zu tragen. Ebenso darf er keine Posten abrechnen, die bei der Verwaltung seiner Immobilie anfallen wie Bürokosten, weitere Versicherungen oder Kreditkosten. Detaillierte Informationen sind in der Betriebskostenverordnung nachzulesen.

Nachrechnen: Wie ist abgerechnet und stimmt das wirklich?

Ein weiterer Streitpunkt kann die Art der Abrechnung sein. Möglich ist es, nach Personenzahl, Quadratmetern der Wohnung und tatsächlichem Verbrauch abzurechnen. Da der tatsächliche Verbrauch nur bei einzelnen Punkten wie Wasserverbrauch oder Heizung kalkulierbar ist, nutzen die meisten Vermieter einen Schlüssel, der entweder nach Personenzahl oder nach Quadratmetern entwickelt ist. Folgende Eckwerte verdeutlichen, welche Abrechnung wann sinnvoll ist:

• Kosten nach Wohnfläche: In der Regel sind fast alle Kosten auf die Wohnfläche umzurechnen. Dahinter steht der Gedanke, dass eine große Wohnung mehr von den Leistungen profitiert. Es wäre ungerecht, die 50 qm große 2-Zimmerwohnung eines Paares im gleichen Maße bei der Abrechnung der Gebäudeversicherung zu belasten wie die 120 qm große Wohnung eines Singles.
• Personengebundene Kosten: Es gibt Ausnahmen von der Abrechnung nach Wohnfläche. Hierbei handelt es sich beispielsweise um die Kosten für die Müllentsorgung. Die einfache Annahme lautet: Pro Person steigen das Müllaufkommen und damit die Kosten. Daher ist es fair (und richtig), solche Kosten auf die Anzahl der in der Wohnung lebenden Personen umzulegen. Ähnlich ist es beim Wasserverbrauch. Eine Familie mit zwei Kindern verbraucht mehr als ein Singlehaushalt. Aber: Gibt es eine individuelle Abrechnungsmethode wie eingebaute Wasseruhren in der Wohnung, ist diese zu nutzen.
• Verbrauchskosten: Der Klassiker der stritten Punkte der Betriebskostenabrechnung sind die Heizkosten. Diese werden immer wieder falsch aufgeschlüsselt. Grundsätzlich gilt eine verbrauchsorientierte Abrechnung. Allerdings sind Mischformen erlaubt und üblich. Dabei darf der Vermieter neben den tatsächlichen Verbrauch auch die Wohnfläche mit bis zu 50 Prozent in die Abrechnung einfließen lassen. Das ist in § 6 der Heizkostenverordnung entsprechend geregelt. Ein Schlüssel nach Kopf ist jedoch unrechtmäßig.

Wichtig: Alle erlaubten Betriebskosten sind für den gesamten Abrechnungszeitraum auszurechnen, aber dürfen nur für den Zeitraum der Vermietung in Rechnung gestellt werden. Mieter zahlen also nur für die Dauer der Miete, Leerstand geht zulasten des Vermieters. Bei allen Positionen gilt: Nachrechnen!

Wer die jährliche Nebenkostenabrechnung anhand dieser Punkte prüft, kann Fehler schnell erkennen und gegen unrechtmäßig erhobene Kosten Widerspruch einlegen. Bei Unsicherheiten helfen Experten. Bei einer Reklamation der Abrechnung ist es sinnvoll, mit dem Vermieter freundlich über eine Korrektur zu sprechen. Das ist häufig hilfreicher, als sofort Rechtsmittel einzulegen. Kommt es zu keiner Einigung und der Mieter möchte keine ungerechtfertigten Betriebskosten übernehmen, führt daran jedoch kein Weg vorbei.